在过去的 18 个月里，我一直在劝说人们尝试 OpenOffice.org (OOo)。 渐渐地，我开始意识到仅仅谈论自由软件是不够的。 问题不在于人们不喜欢免费下载的想法，或者不喜欢加入一个项目并在其发展中拥有发言权。 毕竟，有什么理由不喜欢呢？ 问题在于，仅仅被自由软件所吸引，很少足以保证向 OpenOffice.org 的平稳过渡。

以下是我为实现转换而提出的一些建议。 即使是最思想开放的人通常也需要摒弃一些假设。 他们仍然需要做一些准备工作并尝试一些功能。 最重要的是，他们需要花费一些时间才能真正决定 OpenOffice.org 是否适合他们。 如果缺乏好奇心或探索意愿，没有人可以帮助个人或办公室进行转换，但是如果您注意以下提示，您应该能够消除流程中的大部分痛苦。

人们总是说，“我很想使用 OpenOffice，但是……”然后他们会说出一个他们离不开的功能。 如果他们只是匆匆瞥了一眼 OpenOffice.org，他们可能会声称他们必须拥有的功能不存在。 大多数时候，我可以通过告诉他们在哪里可以找到该功能来回应，然后他们会陷入尴尬的沉默并转移话题。

有时，这种“缺少必须拥有的功能”的反应是真诚的，但更多时候这只是一个借口。 不管怎样，我怀疑，其背后的假设是，自由软件总是逊于其专有软件的同等产品。 当随意搜索无法立即找到该功能时，这种偏见就会得到加强。

即使这种假设是正确的，而 Linux、Apache、GIMP 和 Mozilla 用户都知道事实并非如此，但对于 OpenOffice.org 来说，这种假设也是不成立的。 尽管在撰写本文时 OOo 的版本为 1.1，但其 Sun 拥有的前身 StarOffice 的历史比人们想象的要长。 事实上，StarOffice 的第一个版本是 1985 年发布的 DOS 文字处理器。 经过二十年的发展，OpenOffice.org 代码已经成熟且基本完整。

诚然，其他文字处理器确实具有 OpenOffice.org 缺乏的功能。 它没有 MS Word 的语法检查器、WordPerfect 的显示代码功能或 FrameMaker 的母版页。 但是，OOo 具有这些竞争对手没有的功能。

关键是，没有必要对 OOo 的功能持悲观态度。 通常，您可以乐观地假设该功能位于菜单中的某个位置。 它可能与您熟悉的形式略有不同——例如，OOo 的大纲工具的功能与 MS Word 的功能完全不同——但您很可能以某种形式找到它，无论它如何变异。

毫无疑问，OOo 界面与 MS Office 的界面相似。 一般菜单结构通常是相同的，甚至包括将“配置”和“选项”放在同一菜单中的令人困惑的位置。

界面之间的这种相似性可以简化切换到 OOo 的过程，但它也可能具有误导性。 在某些地方，OOo 清理并合理化了 MS Office 菜单结构。 例如，表格在 OOo 中没有单独的菜单； 它们被放在“插入”菜单中。 在其他时候，相同的功能具有不同的名称：例如，MS Word 的“自动摘要”在 OOo 中是“自动摘要”。

换句话说，OOo 是熟悉和新颖的混合体。 幸运的是，基本功能通常位于其熟悉的位置，因此不成熟的用户不太可能迷路。 但是，如果您是高级用户，您可能需要更灵活。 如果某个工具不在您期望的位置，请考虑它可能在哪个其他菜单下，或者可能被称为什么。 如果您的想象力失败了，请查看帮助文件中的 MS Office 功能比较，或者查看我在 www.raycomm.com/techwhirl/magazine/technical/openofficewriter.html 上更详细的比较。 在大多数情况下，您应该找到您需要的东西。

即使您可能会在某些工具的位置上绊倒，您或您的公司可能也不需要很长的过渡期才能高效地使用 OOo 产品。 最有可能的是，过渡可以在不到一周的时间内完成。 基本用户可以轻松进行切换，因为他们使用文字处理器就好像它是打字机一样。 如果他们想将一个单词变成斜体，他们不会使用“强调”字符样式。 相反，他们会突出显示该单词并单击斜体图标。 如果他们决定他们宁愿使用粗体字体来强调单词，他们会浏览文档并分别更改每个单词的格式。

基本方法不是使用任何文字处理器（更不用说 OOo）的有效方法。 但是，以这种方式工作的人只使用一小部分工具。 在 OOo 中，这些功能通常位于此类用户期望找到它们的位置。 例如，字符和段落特征位于“格式”菜单或工具栏中，而拼写检查器位于“工具”菜单中。 过渡到 OOo 可能是学习更多内容的理想机会，但与此同时，用户几乎可以在没有中断的情况下完成他们的日常工作。

高级用户可能需要一两天的时间才能适应。 然而，正如掌握一门语言可以帮助您学习同一地区的另一种语言一样，掌握一种文字处理器可以帮助高级用户学习另一种文字处理器。 高级用户知道会发生什么，并且他们通常有信心自行搜索。 因此，高级用户也不应该需要接受 OOo 培训——他们可以自学。

乍一看，OpenOffice.org 似乎非常适合与其他办公套件（尤其是 MS Office）交换文档。 保存文件时可以使用多种 MS 格式，并且可以使用批量转换器（文件→自动驾驶仪→文档转换器）。 此外，在“工具”→“选项”中，您可以将 OOo 设置为默认保存为 MS 格式，并保留它无法使用的 VB 脚本。 您还需要什么？ 首先是耐心。 其次是大量的空闲时间。

事实是，在任何办公套件中都从未有过完全可靠的导入或导出过滤器。 很可能永远不会有。 如果有的话，我押注 OOo、KOffice 和/或 GNOME 办公软件之间的交叉兼容性。 这些格式都是开源的，因此至少开发时间会更短。 但是，即使使用开源格式，过滤器在不久的将来也会引起问题。

为什么？ 首先，编写过滤器是一项繁重且不引人注目的工作。 对于专有公司而言，制作完美的过滤器成本太高——除了他们不希望您使用竞争对手的软件这一事实之外。 对于自由软件开发人员来说，总是有更多有趣的项目可用。 此外，最需要过滤器的人通常不是开发人员，因此开发人员不太可能看到对它们的需求。

同样重要的是，许多过滤器涉及专有格式。 这意味着开发人员需要进行逆向工程，这是一个困难、耗时且有时在法律上存在风险的过程。 MS Office（主要关注对象）的过滤器尤其困难，因为格式经常更改，甚至可能与早期版本不向后兼容。

也就是说，OOo 的原生 XML 格式使编写过滤器更容易，并且其 MS Office 过滤器是我见过的最好的过滤器之一。 然而，即使这些过滤器也远非完美，依赖它们的用户应该让自己适应定期进行手动重新格式化。

如果您坚持将其他办公套件与 OOo 一起使用，请尝试将交换的可编辑文档限制为简短、格式简单的文档。 搜索 OOo 帮助中的“关于转换 Microsoft Office 文档”，查看您应避免的元素列表。 对于您使用的那些元素，如果您仅使用样式并确保两个办公套件都可以访问相同的字体，则可以改善结果。 即使那样，您也可以预期除最简单的项目符号之外的任何内容都会被弄乱。 您可以考虑列出允许的格式以尽量减少问题。

如果其他办公套件的用户不需要编辑文档，请选择“文件”→“导出为 PDF”并将其作为 PDF 文件发送。 PDF 文件接近开放标准； 因此，这是您可以依赖的过滤器之一。

在办公套件之间交换可编辑文档的最佳格式解决方案可能是 HTML 或 Simplified DocBook。 两者都可以在现代浏览器中查看，并且如果实在不行，也可以在文字处理器中作为文本文件打开。 更好的是，让您的公司或社区单独使用 OpenOffice.org。 您可能仍然需要与外部人员共享文档，但您的日常生活将会更简单。

在您切换到 OOo 之前，请列出您或您的部门在办公套件中执行的基本任务。 尽量将列表保持在 20 个任务以内。 然后花半个小时进行实验或浏览 OOo 的“帮助”部分。 写下如何在文件卡上执行这些任务，并将它们分发给每个人。 随着每个人都熟悉了基本任务，请用不太常见任务的说明替换第一批文件卡。 在几天甚至几小时内，您应该会发现没有人需要使用这些卡片。

OOo 配备了完善的帮助系统。 在早期版本中，帮助文件通常缺乏上下文，并且给出了功能的循环定义。 但是，从 1.1 版本开始，“帮助”部分实际上已成为一种资产，而不是一种形式。

在过渡的早期，让每个人阅读“欢迎使用 OpenOffice.org Writer 帮助”页面上的前四个链接。 这些链接为深入研究该程序提供了良好的概述。 您还应该考虑抑制您的自然恼怒，并在几周内启用启动提示和办公助手。 这两个功能都以小块的形式提供有用的信息。 尽管您的理解起初可能看起来是零散的，但从长远来看，这些提示是学习的轻松方式。

OOo 为新手提供的功能之一是一系列向导，可引导您完成设置基本文档（如信函或备忘录）的过程。 您可能不会发现结果完全符合您的需求，但它们是快速入门 OOo 的方法。 在“文件”→“自动驾驶仪”下查找。 同样重要的是，尝试将自动驾驶仪中的说明与最终结果进行比较。 这是了解一般的办公套件和特别是 OOo 可以做什么的好方法。

如果您是手动应用格式的用户类型，请通过学习如何使用样式来标记您切换到 OOo 的过程。 样式通过允许您进行一次格式更改并使其在文档中传播，从而节省了任何文字处理器的时间。 样式在 OOo 中尤其重要，因为它们为您提供了段落和单个字符的模板，还提供了页面、文本框架和列表的模板。 顺应这种潮流，您不仅可以最大限度地减少困难，还可以提高效率。

OOo 中样式的关键是 Stylist，这是一个浮动调色板，位于“格式”→“Stylist”。 您可以使用 Stylist 在键入时快速应用样式，并修改现有样式或创建新样式。 它使用多种不同的过滤器列出样式，因此您可以快速找到所需的样式。

导航器（编辑→导航器）是另一个浮动调色板。 与 Stylist 调色板一样，它是有效使用 OOo 的关键功能。 顾名思义，导航器的功能之一是帮助您快速移动到文档的不同部分。 表格、OLE 对象或页面——您可以跳转到文档中几乎任何您想要的元素。 元素在您创建时会进行编号，但如果您还为它们提供描述性标题，导航器可以显示它们，从而使跳转变得更加容易。

不过，不要让这个名字误导您。 导航器不仅仅是文档的地图。 切换到“标题”，它就变成了一个大纲工具，能够移动整个部分，并通过拖动鼠标来升高或降低标题级别。 打开主文档，它就变成了目录。 您甚至可以使用导航器向文本添加提醒。

简而言之，您可能会花费大量时间使用导航器。 而且，这是您使用其他办公套件的经验无法让您做好的事情。

顺便说一句，导航器的默认大小可能太小。 拖动其侧面，直到导航器至少比默认大小大一半，您就可以在不引起眼睛疲劳的情况下使用它。

任何软件中都可以找到意想不到的功能或快捷方式。 这些不太像是彩蛋，而是一些很少被强调或在帮助中提及的半隐藏功能。 例如，我很快找到了“编辑”→“撤消”。 但是，由于我通常使用菜单或键盘，因此我花了几个星期才意识到，如果我选择任务栏上的“撤消”按钮，我可以选择要恢复到的确切撤消级别。 同样，如果我想在每次使用样式时自动插入文本，我可以使用列表样式的“选项”选项卡上的“之前”字段，并将该列表样式附加到段落样式。 然后，每次我使用该样式时，“之前”字段中的文本都会出现，而无需我键入它。

这样的惊喜有三个作用：它们让您对自己的程序知识充满信心，它们鼓励您不断学习，并且它们为您的日常工作提供快捷方式。 它们非常值得寻找。

您第一次启动 OOo 时，您的印象可能仅仅是它是新的。 它看起来与您旧的文字处理器不一样，它的排列方式不一样，并且它做一些事情的方式也不同。 对于某些人来说，仅仅是新鲜感就足以让他们缩短实验时间。

但是，不要急于下结论，而是在决定是否使用 OOo 或其任何功能之前，等待并学习该程序。 忘记您对新事物不知所措的感觉，并尝试继续完成您的日常任务。 在您甚至开始做出决定之前，至少花 10-15 个小时进行日常工作。 然后坐下来列出使用 OOo 的优点和缺点。 如果您决定不使用 OOo，请记住它，并在一年或两年后尝试另一个版本。 将来，您可能会发现它更适合您的需求。 如果您是公司的决策者，您还可以考虑联系 OOo 社区，看看您的公司是否可以赞助您所需功能的开发。 如果您决定保留 OOo，恭喜您。 您做好了准备，并且您做出了正确的选择。